不好的。 二、接电话应注意的问题 （一）秘书应该坚持坐班，即使办事外出也应交待别人接替。当电话铃响后，应尽快接 听，而不要拖延。提起话筒后，应主动报出自己的单位及姓名。然后再问对方是谁。切忌自 115
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己什么都不说，而以老滋老味的口气反问：“你是谁呀？”这是很不礼貌的。 （二）当对方陈述通话内容时，秘书对听懂了的，应间或地用“嗯嗯”加以回应，以示 自己在听，而且听明白了。不要对方说了一大堆，你一声不应。对方还以为断线了，或者是 以为你慢待了他。对没有听懂的内容，应很快地询问：“你再说一遍”，“没听清”，“听不清 楚”，等等。对一些重大的事情，秘书应该把来话内容很准确地记下来，待对方讲完后，自 己应主动地把内容重复一遍，好让对方放心。 （三）无论是接谁的电话，都应热情，温和。不要听到上级的电话就低三下四，听到下 级的电话就盛气凌人；不要听熟人的电话就笑语盈盈，听素不相识人的电话就冷冷冰冰；不 要听领导的电话就唯唯诺诺，听一般人的电话就口大气粗；当然也不要听到男士的电话就满 脸严肃，听到小姐的电话就喜上眉梢；不要心情好的时候有求必应，心情不好的时候态度生 硬。 （四）如果碰上了“小事大罗嗦”的电话，秘书就自认倒霉。不过，也有对付的办法。 可以向对方说：“您讲的我都明白了，而且也记下了，你还有别的事吗？”或者暗示身边的 人帮你解脱，让他大声地说“刘秘书，有人找。”对方就会加快速度。或者告诉对方自己有 个急事：“我说老张啊，我现在有个急事，得马上处理，请你过会儿再谈好吗？”或者借机 来个顺水推舟。某单位有个陈教授，因个人几件小事，觉得领导上处理得不公平，竟在下班 的时间给院办公室的秘书打了两个小时的电话。这位秘书尽管在内心里把这个陈教授讨厌透 了，但还是耐心地接听着。这时突然爱人来气了：“电话，电话！你就懂得接电话！饭都凉 了。有事到办公室打去，这么长的电话烦不烦人哪！”声很高，陈教授听到了，自讨没趣地 放下了电话。这位秘书爱人的做法也不可取，不够婉转。其实，秘书完全可以和气地说： “陈老，您也饿了吧，您老伴等着您吃饭呢，下午上班咱们再说，好吧。”陈教授也不至于 太不知趣。 （五）如果接听以后，自己不是受话人，应当负起代为传呼的责任。即使不能代为传呼， 也应把理由给对方讲清楚，让对方理解你的困难。不要一听不是找你，便说“错了”，“×× 不在”。不等对方请求就把电话断了。要知道，有些发话人，可能找某个同志急了，但就是 找不到，于是他就想到秘书人员一定在岗，就把电话拨到你这里。在力所能及的情况下，这 种电话也应帮助受理。 （六）凡找首长的电话，秘书人员一定要问清来话人的单位、姓名，找哪位首长。如果 是下级单位或不熟悉的人找首长，最好能把来话人找首长要讲的话简要打听一下，然后将这 些再转告首长，让首长决定是否接这个电话。有些首长常常在接电话前爱问：“哪里来的电 话？”“是谁呀？”“有什么事找我？”秘书总是一问一个不知道，或者说一句“你一接就知 道了。”就难免有些失职。 三、请别人传呼时应注意的问题 这方面最忌讳的是用命令的口气让接话人去找人。正确的做法是： （一）你要找的人正好在电话旁，对方会说：“请稍等，我叫去！”你应该说：“谢谢！” （二）你要找的人不在电话旁而在其他地方，你应该这样说：“我是×××，找他有点 急事，能否麻烦您帮我找一下？”如果对方答应去找，你应表示十分感谢；如果对方表示自 己无法脱身，你同样应该表示谢意。然后说：“对不起，如果×××回来，请您转告他，请 他给我回个电话。” （三）如果对方已经外出，但这事情又非办不可，就让接话人把电话转到对方的所在单 位。如果无法转去，就可以说：“请您给×××留个条子，他回来后，让他很快给我回个电 话，首长要找他。” 116
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四、接到打错的电话应注意的问题 打电话时由于跳号、串线，或由于拨错号，电话号码的变动，都可能产生打错电话的问 题。 （一）防止发火。当接到打错的电话时，秘书人员决不能冲着话筒大声回击：“错啦！” 然后把电话筒一摔骂上几句。没几秒钟，电话铃又响了，你一去接，又是那个打错的电话， 于是你的怒气更盛，“告诉你错了，你还胡拨什么？不会打不要打！”叭！把电话放下了。特 别是自己正赶写一个材料或办一件燃眉之急的事情时，很容易为此事气急败坏。 其实，跟一个不相识、不见面的人发这么大的火是没有必要的，只能说明你这个秘书修 养不好。要设身处地想一想，你难道没有拨错电话的时候吗？人家对你也是这个态度你好受 吗？ （二）耐心寻问。接到打错的电话，首先应该仔细听清对方要找什么单位和什么人。如 果确实是打错了，你应该询问对方要打的是什么号码。要是号码相同，就告诉对方，自己是 什么单位（如果保密也可以不告诉），对方要找的单位电话号码已经改换了。如果碰巧你知 道这个单位这个人的电话号码，就应该告诉对方。当对方向你致谢时，你便说：“不客气。” 这样处理该多好！ 在接到打错的电话时，最要紧的是耐心和细致。即使对方再三询问，你也不要不耐烦， 而应该理解和体谅对方的心情，他可能有什么急事要办吧！ 五、接听监督电话应注意的问题 许多领导机关为了廉洁自律，接受群众监督，及时解决下边的疾苦与反映的问题，就设 立监督电话。秘书人员接听这类电话时，要特别注意： （一）严守信誉。监督电话号码不保密，所以应利用各种方式进行宣传，使群众知道监 督电话的号码，便于随时拨用。群众一旦拨用，就应该立即有人接应。决不能“只听铃声响， 没有接话人。”把监督电话变成聋子的耳朵，摆个样子。使领导机关失去群众的信任。 （二）热情接受。因为是接受群众的监督电话，所以当工作人员接话后、不应使用“你 是谁”，“你是哪个单位的”之类的话语，而应该先自报“家门”，让对方消除疑虑，一听就 有一种亲切感。在对方反映问题时，要认真地听，认真地记，并对反映中的人名、地点、时 间、情景，以及产生问题的原因、性质都详细地打听清楚。至于打电话人的单位、姓名，对 方愿意告诉就记下来，不愿意告诉也不必打听。 （三）负责办理。就是说，凡能够回答和解决的问题，最好在电话里就回答和解决。不 能回答和解决的问题，要做好记录，并告诉对方，“你反映的这个问题很重要，我们要给首 长报告。”“你反映的这个问题，我们一定要调查清楚。”“你反映的这个问题，我们一定要转 告有关部门，让他们妥善处理。”同时要告诉对方，今后可采取何种方式取得联系，以便把 反映的问题的处理结果转告他。 （四）态度冷静。既然是监督电话，打电话的人什么身份都有，反映什么问题也有，即 使是一般群众也可能说反话，说难听的话、说领导机关不愿意听的话，甚至是骂娘的话；或 者反映的问题与事实有很大的出入，可就是认死理；或者反映的问题并不大，可上纲上线却 很玄乎；或者反映的问题并不复杂，可在电话上讲得没完没了。接话人就要做到不急躁，不 解释、不反驳；耐心听，热心问，详细记。 117
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对待首长家属参政的艺术 秘书与首长有密切的联系，自然也就与首长的家庭特别是首长的夫人经常有交往。首长 掌管军事政务，家属难免参与其中。秘书如何正确对待和处理好首长家属的参政，就是一个 无法回避又十分重要的现实问题。这其中的奥秘高深莫测，理论与实践也相当丰富，但公开 的论著却极少阐述。我们这里恐也难叙说周正，仅从实际情况和需要出发，讲几点紧要问题。 一、什么是首长家属参政 秘书要正确对待首长家属参政问题，首先要十分明确家属参政的确切含义，即它的内涵 和外延，它特有的对像、范围和具体内容。“家属参政”，顾名思义，有“家属”和“参政” 两个方面的内容。 （一）家属的特定含义 家属这个概念，一般的解释：家庭内户主本人以外的成员。或者指职工本人以外的家庭 成员。广义的家属包含的成员是很多的，妻子或丈夫，子女、兄弟姐妹、父母、（外）祖父 母，以及长期共同生活，已属于家庭成员的其他亲属和领、抚养人员。 由于约定俗成，在军队中，家属这个词专指军人的妻子。在习惯上，有时年纪轻的称爱 人，年龄大的称老伴。我们这里所讲的家属，是狭义上的家属，即专指首长的配偶。一般来 说就是首长的妻子。 （二）家属参政的含义 如果给首长家属参政下个定义，是否可以这样讲，就是首长的配偶，参与了本应属首长 本人处理的工作事项，甚至代行了首长职权的行为。家属参政，可以说是古今中外概莫能外， 大小官员基本如此，正反人物无逃脱。只是作用大小，结果好坏不同而已。 军队首长家属参政也同样不可避免，是一种客观存