时间等于空间。能用电子文档取代的表格、公文、报告等，就尽可能地不使用纸张，可以用磁盘等储存。
尽量定期整理
每隔三个月要将办公室大清理一次，以便把平常我们随手一塞的东西翻出来，不要的就扔掉，要保留的就立即归档，这样做至少能把1/5的东西扔掉了。要保持充足空间，不断“汰旧换新”，否则，只会在搜寻资料上浪费时间。
尽量制定标准化的格式
无论书信、公文都应采用最简单的格式，让人填写的东西愈少愈好，审核程序也以不超过三步为宜，以便争取时效。
制定档案时效
一般档案分为永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四种。办公室里80％的档案都只保存一年即可。
善用档案管理人才
许多机关单位都会安排新进的人员或即将退休的年长者，担当档案管理工作。这种做法有一个缺点，就是他们可能对组织不够了解，或者把档案管理当成一件打发时间的无聊工作。档案管理非常重要，如果能善用档案管理人才，会使许多工作事半功倍。
采用中央式管理
中央档案系统是指将组织的各种档案交由档案室或资料室统一管理，而非各部门自己管理，这样才能有效率地归类，而非“各人一把号，各吹各的调”。
采用正确分类
如果我们有足够的专业知识，就能够选用正确的分类法，如日期法、地域法、部首法、颜色法。没有专业档案管理经验的人，很可能在一开始就弄得乱七八糟，以后再想改正就不容易了。
善用档案管理工具
例如，名片的保管，到底是用名片盒、名片夹，还是名片簿？如果用档案夹，要用哪一种，用硬壳的还是软式的？用悬吊式的还是滚筒式的？这样都可依情况而定。
注意汰旧换新
这是指要随时更新资料。新的资料来了，就要与旧的对照一下，以确定是否取代旧的资料。但需要考虑：是否要将每份新文件都与旧的对照，是否要将每张名片注明获得的日期及地点，以便收存整理。还有旧的杂志、过期的报纸，不要堆积如山，要尽快处理。
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第8节：引子一（5）
注意档案名称
如果没有专门的人员管理档案，很容易让档案杂乱无章，使人找不到。现在我们用计算机存档时更要注意设置正确的文件名，以方便别人查找。
注意存盘方式
这是指如果用计算机储存档案，则必须有能够共享的空间，使他人可通过局域网查询。此时一定要注意将资料档案备份，以免别人误操作删除了重要的资料，那就无法弥补了。
注意调卷、调案程序
一般来说，事业单位的档案管理比较正规，调卷及调案的程序都非常严谨。想借阅一些资料，要填写借阅单，要签名，要依时限交还。而一般的企业里，这项工作就做得比较马虎，同事之间拍拍肩膀就可以借调，借完大家就会忘掉。
电话、会议及找文件可以说是在办公室里最耗费时间的三件事。对我们来说，如果上班时，不必开会，不必打电话、接电话，也永远不必看到任何文件，那就好像没干工作一样。所以，文件、资料管理也是考核一般人绩效的凭据，所以，不要为图方便什么资料也不储存。
文件、资料管理与时间管理的关系因此十分密切，无论你职位高低，都得注意它的存在。如果处理不当，它就会成为管理的绊脚石，管理者不得不慎。
小马今年得了一个“最佳秩序奖”，原因是公司评选桌面及环境最糟糕的人时，大家都选了他。
小马是负责公关的，早就养成只要资料一来就往旁边一扔的个性。他的座位四周摆满了文件、报纸、ＤＭ、照片……这座“文件山”堆满了，他又堆一座，所以远远一看，根本看不见小马在哪里，只看到高高的“文件山”。
每当同事问小马：“你怎么又在和文件大战啦？”他都义正词严地说：“你懂什么，我这是乱中有序！”
好一个“乱中有序”！大家给他的公文也好、资料也好、图片也好，不管重不重要，只要到他手上就可能再也找不到了！
有一天，领导交给他一本重要的资料，让他去办一项登记。隔了三天，他就宣布：完了！又不见了。碰到这样的人，怎么办？
解决办法：其实，一般人要想提高效率，应该遵守“一次只处理一件事，绝不重复处理同一事件”的时间管理原则。
文件或公文应分为待阅、已阅及暂缓三个类别，使自己和别人都能一目了然。若是太忙，或工作时间不固定，也该运用特定时间专心处理文件。今日事，今日毕，别人才能配合你的工作。
能用电话解决的事情，就不要用文件，使用传真也可以省时省力。
要写计划及报告时，必须选在一天内头脑清醒的时刻，到了下午昏昏沉沉的，再做这些事效果就差些。
文件无论放在哪儿，都要让别人也能轻易找到。如果能够做到定期整理环境更好，公司的总务部门可以硬性要求员工每三个月清仓倒柜一次，以便把所有该扔的都扔掉。当然，在这以前，所有档案的期限都要标示清楚。沟通的时间管理
许多主管在进行时间管理时，都会碰到与沟通有关的问题，例如：
将大量时间耗费在服务重大客户上，相比之下，花在管理及制定策略上的时间就少多了。
团队中效率步调落差过大，如何界定“不适任”？如何克服“人情”上的包袱？如何使团队步调一致？
如何授权才能避免事必躬亲？
如何加强拜访顾客时的时间管理？顾客来访时，如何掌握交谈的时间较为妥当？
制订的计划常被其他突如其来的事情影响，该如何处理？
沟通与时间管理密切相关。首先，沟通属于人际关系的一部分，人际关系位于优先级管理的第二象限——重要但并不急迫，是会影响未来的事。在一天的工作中，可以用10％左右的时间来处理沟通事件。如果在沟通上耗时较多，则人际关系摩擦就减少。第一象限（第一优先）：重要而又急迫的事；
第二象限（第二优先）：重要而不急迫的事；
第三象限（第三优先）：急迫而不重要的事；
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第9节：引子一（6）
第四象限（第四优先）：不急迫也不重要的事。
图1…1优先级象限图换句话说，优先级的四大象限就是：
第一象限是指危机、意外及有时限的事；
第二象限是指现在发生的会影响到未来的事；
第三象限是经常发生的事；
第四象限是每天例行的事。第二象限主要是指：
公司的产品研发与个人的人际关系；
公司的员工训练与个人的公共关系；
公司的策略规划与个人的休闲活动；
公司的CIS与个人的自我成长；
公司的新市场与个人的生涯规划。了解了这一层面之后，还要了解中国式沟通的几个问题。
首先，是面子问题。中国式的人际关系，最重要的是面子问题，要给别人面子，就要多主动关心对方，我们称之为服务。服务顾客不一定是有业务上的需要，而是顾全对方的面子而已。沟通分为正式沟通与非正式沟通，亲自拜访就是面对面的正式沟通，而打电话就是非正式的沟通了。
安排拜访的时间，要考虑交通的因素。交通在时间管理中属于意外事件，也就是难以掌握的，所以，涉及交通的事件都必须设定宽松的时限。如非必要，尽可能地减少难以控制时间的活动，运用电话联络，可以解决许多问题，在第一次拜访时，就可先礼貌告知，以后将通过电话联络。
守时是一种习惯。很多人在第一次不守时之后，发现迟到也没有什么，于是脸皮就会愈来愈厚，甚至觉得自己迟到，才表示自己最忙，而且自己来了之后大家才能开始，岂不是最佳抵达时间？所以，我们一定要给不守时的人一定的惩罚，让他明白迟到是浪费大家的时间，这样他才会逐渐改掉迟到的毛病。如果我们纵容别人迟到，就等于相对减少自己的时间资源，是得不偿失的。
“面子”之外的另一个中国式的沟通问题，就是“人情”。为了“人情”，我们不好意思将心里的抱怨及不满说出来。在这里，我们得学会拒绝的艺术。
为什么要拒绝？因为许多事情，一旦习惯了就成自然，在日常工作中也是一样，许多工作范围不明确的琐事，一旦你做了，以后这些事就成了你的固定工作了。所以，我们必须学会拒绝，推掉一些工作职责之外的事。
要想做到有效沟通，还应该注意以下几点：
避免干扰
我们常因为工作被打扰而烦恼，例如正在接待访客，主管要你去一趟；正在批公文，电话铃声不断；正在开会，有人突然打断会议的进行……对于这样的干扰，要积极避免。因为一件事做了一半被打断了，得花比原来预计还长的时间来处理，所以，我们尽可能地不去打断别人正在进行的事，也尽可能地防止别人干扰自己正在进行的工作。开会时要高挂“会议”的字样，会议室不能有电话干扰，请别人代接电话等都是杜绝干扰的方法。
总经理正在思考年底调薪的问题，望着人事部送来的统计数据，不禁蹙着眉头，心急如焚。已经连续三年亏损，若是再发年终奖金，恐怕年底会有现金周转不开的问题。