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你必须了解，你的日程表上的所有事项并非同样重要，不应对它们一视同仁。这是很重要的一点，也是很多将成为时间策略专家的人会误入歧途的地方：他们会尽职地列出日程表，但当他们开始进行表上的工作时，却未按照事情的轻重缓急来处理，而导致了成效不明显。
标出急需处理事项的方法有：一、限制数量；二、制成两张表格，一张是短期计划表，另一张则是长期优先顺序表。你可以在最重要的事项旁边加上星号，A、B、C 等英文字母，或数字1、2、3。
在确定了应该做哪几件事之后，你必须按它们的轻重缓急开始行动。大部分人根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。成功人士不能这样工作。如何按优先程度开展工作呢？以下是两个建议：
（一）每天开始都有一张先后表
伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普承认曾会见过效率专家艾维·利。
会见时，利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理但事实上公司不尽如人意。可是他说需要的不是更多知识，而是更多行动。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围之内价钱由你定。”
利说可以在10 分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能把他的公司的业绩提高至少50％。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的6 件最重要的事。”过了一会又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5 分钟。利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来，作第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项。。直到你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧。你总是做着最重要的事情。”
利又说：“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2。5 万元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。后来有人说，5 年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂，利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得1 亿美元。
人们有个不按重要性顺序办事的倾向。多数人宁可做令人愉快的或是方便的事。但是没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。试用这个方法一个月，你会见到令人惊讶的效果。人们会问，你从哪里得到那么多精力？但你知道，你并没有得到精力，你只是学会了把精力用在最需要的地方。
（二）把事情按先后顺序写下来定个进度表
把一天的时间安排好，这对于你的成功是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好，也是同样重要的。这样做给你一个整体方向，使你看到自己的宏图，有助于你达到目的。
每个月开始，都坐下来看本月的日历和主要任务表。然后把这些任务填入日历中，再定出一个进度表。自从这样做之后，你就不会无意中错过一个最后期限或忘记过一项任务。
三 写出你的目标
想知道做事的优先顺序，最重要的就是这一个问题：是否能帮助我达成人生的某些重要目标？有名的旅馆业者康拉德·希尔顿将他的成功全归功于目标的魔力。但在达成目标之前，希尔顿不只是写出他做事的优先顺序而已，以下就是他的故事。
经济萧条打击了希尔顿。自1929 年股市大崩盘后，没有人想要旅行，就算有，他们也不会住进希尔顿在20 年代中收购的那些旅馆。到了1931 年，他的债主威胁要撤销抵押权。不但他的洗衣店被典当，他甚至还被迫向门房借钱以糊口。在这潦倒之际，希尔顿偶然看到了沃尔多夫饭店的照片：6 个厨房、200 名厨师、500 位服务生、2000 间房间，还有附属私人医院与位于地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪下来，并在上面写上“世界之最”。
希尔顿事后形容1931 年：“那段迷失而混乱的日子真是连想都不敢想。”
但那张沃尔多夫饭店的照片自此就保存在他的皮夹里，一直激励着他努力奋斗。当他再度拥有自己的书桌后，他便将照片压在书桌的玻璃板下，随时看着它。在事业渐有起色而且买了新的大桌子后，他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下面。18 年后，1949 年10 月，希尔顿买下了沃尔多夫饭店。那张照片使得希尔顿的梦想有了具体的雏形，让他有一件可以全力以赴的目标。那张照片就象是一张提示卡，如同格利·布朗放在桌上的杂志一样，不断地激励他们向目标迈进。
荷马·赖斯同希尔顿一样，也是一个因目标而成功的人。荷马·赖斯是乔治亚科技大学黄夹克队的常驻运动总监。因为赖斯的成就斐然，美国全国大学运动协会的同僚们以他的名字设立了一个奖项，每年颁发给全国最优秀的运动总监。
赖斯发迹于肯塔基的乡下中学，后来转到一间较大的中学，继续他的教练生涯。在那儿，他缔造了辉煌的记录：101 胜、9 负、7 平，7 季全胜，50场连胜以及连续5 年的冠军。之后他更上一层楼，当上了大学教练、专业教练和大学的运动总监。
他是如何做到的呢？一开始，赖斯读遍了所有能找得到有关成功的书，他发现许多书都建议读者写下希望达成的事：你的渴望、目标及梦想。年轻的赖斯教练便依样画葫芦，并且在旁边写出达成目标的日期，以及达成目标的计划。象奇迹一般，赖斯一步步地完成了他所订下的目标。他对这种结果非常满意，因此也教他的队员们这么做。多年以来，他仍乐此不疲。
赖斯有时会被激去发表演讲。有一次，他给同学们看一组3 乘5 大小的卡片，然后告诉同学们：“上面都是我的目标，一张一个，我都随身带着。
当我等着登机时，就会将卡片拿出来温习。而且真正的乐趣在于实现这些目标。”他相信目标应该要清楚而明确，而且每天至少大声念出两次，必有助于将这些目标融入潜意识里。他说：“有耐心、放轻松、保持信心；该是你的，自然跑不掉。”
四 制作一份可行的待办计划表并身体力行
（一）不要考验自己的记性
确定在熄灯前写下第二天的工作是个很好的建议，因为：
记下所有的工作后，你可以睡得安稳一些；否则的话，可能整晚你的脑子里都想着：“别忘了！别忘了！别忘了！”。
记下工作后，你的脑子才有时间去解决问题，而不只是记住问题。只要你能利用潜意识解决问题，你就会发现它的作用相当惊人。人脑就象是平行的处理器，幕前幕后的工作可以同时进行。一旦你写了一些东西下来。脑子就会将这些东西转移至幕后，然后在“不知不觉”中开始解决问题。
记下工作就表示你许下了承诺。如果一件事不值得记下来，大概也不值得做。
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￣炫〃√
￣书〃√
￣网〃√
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￣说〃√
￣下〃√
￣载〃√
￣网〃√
（二） 计划表应简单明了
别依赖随处涂鸦的纸片记录、桌上的即时贴，或是用胶水粘在冰箱上的字条。如果你的备忘字条七零八落，反而制造了很多遗忘事情的漏洞。
确定自己至少可以在同一个地方看到所有的待办事项，并且能检查其进度，这也许是在你随身携带的万用手册中，或是在电脑里。不论形式如何，都必须能随时更新内容，并且要放在随手可及的地方；必要时可以利用即时贴或便条作为额外的提醒媒介。但是要切记：别让它们变成主要的方法，否则你就犯了大错了。
如果你将计划表与约会记录放在一起，最好能在你的办公室或电脑中存档一份备份，以防其中一份遗失或失窃。办公室的那一份应该每天更新，这虽然只是举手之劳，却很有帮助。
（三）定期检查计划表
拿破仑·希尔认为，一定要定期检查计划表。
早上起床后的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事都列在计划表上，而且每天固定检查计划表，你就绝不会因为“忘记”而没有完成任务。福布斯二世一直在他的书桌上放着一张记录重要事项的纸，这是他个人管理系统的中心：“每当我觉得进退两难时，我就会看看这张纸，确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难。”通常福布斯的纸上大约有20 件事，包括电话、信件，以及他必须口述的一小段专栏文章。他告诉我：“如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事，事情永远都无法完成。”
这也是在管理其他事情时，非常有用的技巧。每当你分配工作给部属时，你应该确定他们会将你所交代的事情记在计划表上。在之后的会议中，也要请他们带计划表来开会，并以此作为进度报告的根据。如此一来，你就可以确信你指派的工作不会被遗漏。
在工商企业或社会中，没有多少特质比“可靠”更重要了（我必须承认，少数人已经成功地误导别人，使他们相信自己是粗心而且没有组织的人，所以可以“随便”忘记他们不想做的事）。经理喜欢指派工作，以便他们能专心去做其他的事情；策划会议或社会交活动的人，也都希望那些与会者不会将出席时间忘得一干二净。
（四） 限制计划表上的项目
你的计划表范围应该