中国在世界中- 第31部分

　　　　（1）起立（如果你是坐着的）。如不能起立，也应做出起立表示，或尽可能地起立。不论男女，均应如此。

　　　　（2）走向对方，注视对方，面『露』微笑，以示对对方的尊重。

　　　　（3）握手。握手是互相信任和尊重的表示，也是互相致意和问候的一种方式。

　　　　（4）向对方招呼，重复对方的名字。你可以说：

　　　　nice　to　meet　you，mr。brown。

　　　　或

　　　　1t　is　a　pleasure，ms。browm。

　　　　或

　　　　how　do　you　do，mr。browm。

　　　　（5）交谈结束时，互相道别，你可以说：

　　　　good－bye。i　enjoyed　meeting　you。

　　　　或

　　　　good－bye。nice　meeting　you　and　talking　to　you。

　　　　或

　　　　good…bye。i　look　torword　to　seeing　you　again。

　　　　3。掌握握手技巧

　　　　握手是互相信任和尊重的表示，也是当今世界上许多国家工商界通用的一种问候和致意方式。不论男士或女土，见面时都必须热情、得体地行使握手礼。人们往往根据一个人行使的握手礼来对其做出评价。因此，正确地行使握手礼是至关重要的。

　　　　在国际贸易交往中，应掌握握手的时刻，该握手时未握手就有失风度。握手的恰当时间为：

　　　　（1）你被介绍给别人时，应与其握手，表示问候、致意；在同其辞别时，也应握手，表示因与其相识而感到高兴，愿意今后继续联系。

　　　　（2）当来访者进入你的房间、办公室或会谈室时，应与其握手，表示欢迎。

　　　　（3）当你去迎接并见到一位久未相逢的客户时，应与握手，表示久别重逢的喜悦，并以此表示问候。

　　　　（4）当别人向你赠送礼品时，应与其握手，以示感谢。

　　　　（5）当参加宴请或其他活动后告辞时，应和主人握手，表示感谢。

　　　　一些其他握手规则：

　　　　在商务活动场合，社交握手规则变得放松灵活了。一般说来，第一次见面的人或一段时间未见面的人都会握手问候，向不必考虑他们的工作级别或『性』别。经别人介绍时，无论哪一方〃都可先伸手，握手时应放松而有力（切勿软绵绵），要直视对方眼眼，微笑着告诉对方〃很高兴和你见面〃，或其他问候的话。不要紧抓对方的手不放或握住他（她）的胳膊。如果与你观面之人并无握手之意，不要勉强。如果你伸出手，对方没有反应，那么放下你的手，说声〃你好〃　即可。

　　　　4。问候语的讲究

　　　　社交场合中有很多问候的方式。包括正式问候和非正式问候；语言问候和非语言问候。

　　　　（1）正式与非正式语言问侯

　　　　1亲密朋友间的互相问候，一般采用非正式的方式，例如，你可说：

　　　　hello，david！

　　　　或

　　　　hi，mary！

　　　　或

　　　　hi　there　stevens！

　　　　或

　　　　long　time　no　see！

　　　　或

　　　　what　brings　you　here　today？

　　　　2国际贸易活动中通常采用正式的方式。例如，你可说：

　　　　good　morning，mr。smith。how　re　you？

　　　　或

　　　　good　afternoon　dr。ensminger。

　　　　或

　　　　good　morning，ms。jones。how　was　your　weekend？

　　　　（2）非语言问候

　　　　非语言问候包括握手、拥抱、亲吻、鞠躬等；接吻是非常亲密的问候方式，所以在工作场合要慎用。不要亲吻不太熟悉的人。这会引起他们的惊讶或尴尬，对你们双方都不合适。总之，双方相交越久，工作关系越稳固，这种问候方式越不显唐突。要考虑场合和背景。带商务『性』质的集会，如酒宴互相亲吻是可接受的。在纯工作场合，如会议室或办公室里，可以握手互致问候。上下级间避免亲吻。下级亲吻上司会让人觉得是拍马屁。反之，则会让人认为你在利用职务之便对下级做出不妥举动。不要把互相亲吻看作是非做不可的事。可以在对方未走得太近之前伸出你的手，微笑地说声〃很高兴见到你〃　同样能联络彼此间的感情。

　　　　5。向外界拨打电话之技巧

　　　　（1）准备个台式电话薄，列出经常拨打的公司电话号码。

　　　　（2）在拨打国际长途电话时，要查看一下时差。

　　　　（3）提前计划一下所要拨打电话的内容，知道你要说的要点。如果必要的话，在你进行通话时，面前可放置一个列有你通话要点的单子。手边备好所有所需的信息资料。

　　　　（4）正确拨号，报上姓名，言简意赅地说明你的意图。

　　　　（5）要使通话简洁，但不是那种粗暴的简单和唐突无礼，当你谈完公事后，迅速挂机。

　　　　（6）如果没能找到你想与之通话的人，留下你的号码和姓名，并可要求对方回复电话。

　　　　（7）在办公室中最好避免拨打不必要的私人电话，在办公时间，勿使用电话聊天。

　　　　（8）在你替上司拨通要拨出的电话前，确保他本人能接听电话并将所需资料备好。

　　　　（9）当你拨打电话去投诉或抱怨某问题的话，确保你在和能有权解决此问题的人通话。

　　　　（10）当你使用录音电话时，由于许多录音电话有固定的时间限制，所以留言一定要简洁。

　　　　先介绍你自己，不要猜测对方会听出你的声音。有些电话还要你留下打电话的日期、时间，如果想让对方给你回电话，告诉他你的电话号码及给你打电话的最佳时间。另外，要简单说一下要他回电话的原因，这样对方在回电话时有所准备。如果你想查询所需信息，要告诉他最后期限（如〃明早之前给我答复是否参加上午11点的会议〃）

　　　　6。如何解决一些棘手的问题

　　　　在你工作的时候，会碰到很多需要你能巧妙地处理电话的情况，下面是一些可能遇到的情况，并列有一些建议『性』的处理方式。

　　　　（1）在电话中需要你得花些时间才能找到的信息资料。

　　　　你可以告诉对方要找到对方所想知道的信息需要一定的时间，然后寻问对方愿意等待还是愿意先挂断电话，你一会儿再打过去，如果对方愿意等，而又需要等很长时间，你要间隔一段时问就去查看一下对方是否已挂断电话。如果还需要更长的时间去找所需信息，你要再次寻问对方是否可以再多等一会儿。当然，你总是要为对方的等待而表示感谢。

　　　　（2）对方拒绝说出他或她的姓名及说出打电话的事情，但坚持要与你的上司通话。

　　　　你所能做的就是记下留言。不能将电话转给你的上司，也许这是一个你的上司绝对不愿接听的电话。

　　　　当你让对方留言被拒绝时，你可以态度坚决地说〃我很抱歉，但琼先生不和不相识的人交谈，除非他搞清楚来电话的目的。〃，或〃琼先生要求我记下电话，他再回电。如果你留言的话，他或有关人员一定会给你回电话。〃如果对方坚持说是私人电话，你就不要强求对方留言，给你老板留个条，注明这是私人电话。

　　　　（3）当上司非常忙的时候，对方却坚持与上司通话。

　　　　你要耐心地解释你的上司暂无法接听电话，并主动提出记下留言。　在确认上司可以回电之前，千万不要许诺上司可以回电。当然，有经验的秘书知道何时为了重要的电话去打扰上司。

　　　　（4）当上司正在开会时，有重要的电话打入。

　　　　你可以让对方稍等，你迅速记下留言，然后不用敲门，进入会议室将便条交给你上司。

　　　　（5）当有人打来电话时，你的上司出差不在公司。

　　　　除了说明你的上司不在之外，勿需谈及其他情况。如果你不能断定对方打电话的目的时，要求记下留言。一定要特别谨慎避免告知对方任何上司与外界的活动。而对于局内人来说。你可告知你认为是合适的任何信息。

　　　　（6）一个人不断地打来电话，所谈内容很重要，但对方言语结结巴巴，杂『乱』无章。

　　　　你可以让他把问题通过传真机发过来。这样你在电话里交谈时有一副件在手。他也可以有条理地理清自己的思路，按顺序逐个讨论问题。如果她对你的暗示不加理会，你可以好言相告，〃卡罗，我的时间很有限，如果你在打电话前将这些问题组织一下，我想我们讨论起来会快得多。你能否将这些问题依次写下来？〃

　　　　（7）许多商务电话系统都安装了录音电话，可我更希望与人谈。我应该挂电话吗？

　　　　你当然可以挂电话。但在很多时候，你必须先在机器上留言才能找到对方。按动按钮，很多录音电话在问你一些问题后，会自动接通你与对方的电话。这些机器与音质按钮电话连接在一起实际上取代了总机接线员。录音电话在当今社会已成为商务上不可缺少的工具，它极大地提高了工作效率，使人们能够留出一定的时间回电话，免除了一天工作中的干扰。在这种情况下，留下你的姓名、电话号码经你挂上电话，隔几分钟重拨一次更可能找到对方。

　　　　六、实用商务英语写作礼仪

　　　　入世后，代理业的国际化对英语的写作要求提上了日程。商务英语写作其实也有很多礼仪知识得掌握。

　　　　1。写作语言的恰当风格与语气

　　　　在商务交流中，带有『性』别歧视的语言很可能是最共同的偏见形式。下面的五个准则会帮助你将之从你的书面文字中去掉。

　　　　准则1：通过使用无『性』别意义的词或词组来将所有人包括在内，避免使用仅仅具有男『性』或女『性』意义的词。

　　　　注意：为了避免在需要使用全称单数人称代词时而使用〃他〃，可以使用下面的技巧：（1）改变句子的措词，去掉带有『性』别的词（2）将句子从单数变为复数（3）用one，you，he　or　she，his　or　her来代替男『性』的代词。不要多次重复使用同一种方法，因为那样会导致单调的重复。

　　　　准则2：在文中要平等地提到男『性』和女『性』，在提法