"A4纸"工作法- 第9部分

　　学习方法　　　

　　写作能力、说话能力&学习能力　　　

　　出差报告表单　　　

　　提案策划表　　　

　　演讲表单　　　

　　故事化表单　　　

　　谈判能力表单　　　

　　提高英语能力表单　　　

　　循环学习表　　　

　　三分法阅读表单　　　

　　出差报告表单　　　

　　将出差报告总结到一张A4纸上　　　

　　我来讲一个不应该发生的真实故事。　　　

　　那已经是十多年前的事情了，当时，在某园艺施工公司的小S陪前辈小N去鹿儿岛出差。为了建一个新高尔夫球场的项目，他们要与当地的设计事务所洽谈业务。　　　

　　与设计事务所洽谈业务的事情很顺利地结束了。第二天，他们返回东京总公司，迅速向上司提交了出差报告，我没有拿到报告的具体内容。但是，与设计事务所洽谈业务之外的事情，例如，如下事情，他都〃非常详细〃地记录下来了。　　　

　　〃某月某日（星期三）　　　

　　下午六点结束业务洽谈后，从晚上七点到九点，与N主任一起在市内的酒馆喝酒。我们两人点了三瓶啤酒、四杯芋烧、两杯特产酒、炸黑猪肉、炸鱼肉、飞鱼、甜虾和鲣鱼生鱼片、韭菜肉炒鸡蛋、烤饭团……。金额共计10800日圆。　　　

　　晚上九点到十一点，在市内的卡拉OK唱歌。我们两人点了四杯加水威士忌、鱿鱼干、烤乌冬、酱油黄瓜。金额共计6600日圆。〃　　　

　　我们不难想到上司看到这份报告，会有什么样的反应。　　　

　　不过，即使没人会将如此愚蠢的出差报告提交给上司，我们也不能轻视S的这个举动。因为常有人将与主要内容、目的无关的事情写进报告里，结果写出了一个像旅行笔记一样的报告，如〃为了去某某地，几点几点，我乘坐某某航班离开了羽田〃。出差刚归来便写报告的话，会更加疲惫，觉得写报告是多余而麻烦的事情。这个时候，脑子也会变得迟钝。因此，不知不觉就写出了一份内容敷衍了事的报告。　　　　　　　　　

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第33节：用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方法（2）　　　　　　　　　

　　因此，我推荐大家事先将报告格式准备好，然后将报告简单总结到一张A4纸上。这就是〃出差报告表单〃。　　　

　　写出差报告的要点有三。一是明确出差的目的。总之，要让上司在看这份报告的时候，能够瞬间了解〃那个家伙去了哪里，做了什么〃。　　　

　　二是根据出差的目的，简要记录出差的成果、意义。例如，如附表所示，假设某人以〃调查纽约的最新营业情况，以作为公司制定战略计划的参考〃为目的，拜访了四个公司。调查结果一栏则要简短地记录上〃拜访A公司，经确认，其营业额比去年增长了20％〃、〃拜访B公司并参观了店铺，发现这里多是年轻人〃，详细内容则以〃参见附页报告〃的形式，日后（疲劳得到缓解，头脑反应灵活的时候再写）再提交上去。　　　

　　另外一个要点便是与事实报告分开，记录下自己的感想。这是因为，如果能将在出差地点取得的成果、感想简要总结出来，上司看了这份报告，也会认为〃这个家伙是有收获的。他是带着相应的问题意识回来的〃，从而对你做出一个加分的评价。　　　

　　最后一点是要事先指出重要的地方，以及事先将能填的空填好。这样一来，要做的事不但条理清楚，还不会有遗漏。如果能事先在事项栏等地方记录上〃拜访A公司的目的是确认其销售额与上一年相比的增长幅度〃、〃拜访B公司的店铺是为了确认其服务对象的年龄层〃，只要稍微修改一下，填上数字就可以了，因此，也能让写报告变得轻松一些。报告起着计划书的作用，所以要避免犯下在出差地漏掉了某件事的愚蠢错误。　　　

　　出差报告表单　　　

　　题目　纽约最新营业情况调查　　　

　　拟制日2007年5月29日　　　

　　纽约出差报告　　　

　　目的　调查优越的最新营业情况，以作为公司指定战略计划的参考。　　　

　　时间　2007年5月29日~6月1日　　　

　　报告人　服务企划部　大林　　　

　　同行人　服务企划部　中山科长、大林　　　

　　日期　事　项　　　

　　5月29日　拜访A公司，经确认，其营业额比去年增长了20％。（参见详细报告1）　　　

　　5月30日　拜访B公司店铺，经确认，那里多是年轻人。（参见详细报告2）　　　　　　　　　

◇欢◇迎◇访◇问◇BOOK。◇　　

第34节：用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方法（3）　　　　　　　　　

　　5月31日　拜访C公司，确认了低价战略的有效性。　　　

　　（参见详细报告3）　　　

　　6月1日　拜访D公司，由于与相似联营组织的竞争很激烈，与去年相比，销售额增长了2％，增长缓慢。（参见详细报告4）　　　

　　感想　　　

　　　看了纽约的现状，我发现，即使是成功的典范，也会因相似联营组织而落后。所以我认为，我公司要在类似联营组织出现之前，在短时间内占领整个日本的市场份额。　　　

　　提案策划表单　　　

　　提案的开场白只需一张A4纸　　　

　　〃我想建议客户导入新的服务。〃　　　

　　〃我想向上级领导提交新产品策划方面的提案。〃　　　

　　在这种时候，提案书是不可或缺的。但是，大家似乎都格外发憷写提案书，即使煞费苦心地写出来了，也会在逻辑上有多余或遗漏的地方，或者有些无法形容的莫名其妙内容。这样反而会起到相反的效果。甚至连有条理的内容也变得没有条理了。　　　

　　这时候，我建议大家事先写一个提纲。我将这个提纲命名为一张A4纸的〃提案策划表〃。　　　

　　首先，我们先将提案的整体结构分为〃概论〃、〃分论〃、〃结论〃三部分，并保证一张纸上仅填写一个信息。例如，〃我希望将A这种美国产品在日本销售〃，这个时候，我们只要像〃各年龄层对类似产品的需求量〃、〃男性、女性对类似产品的需求量〃这样将其区分开，就能使读者瞬间理解内容了。　　　

　　首先是概论，利用概论〃抓住〃客户是最重要的。在概论处便开始进行冗长的说明的话，就有些扫兴了。因此，虽说是〃概论〃，也要在一定程度上提出与〃结论〃类似的东西，让人看了觉得：〃哦！〃　　　

　　接下来，将分论的结构分成三部分左右，在分论1处指出，游泳训练班的人气在逐年提高。为了强调这一点，我们要一边穿插图表，一边将〃从年龄层角度分别观察的话，不光是孩子和年轻人，近年来，中老年人参加游泳训练班的人数也正在增加〃、〃如果进一步从男性女性角度分别观察的话，中老年男性加入进来的人数正在激增〃等情况说出来。在分论2处指出，有的人会在出入健身房的时候，去那里配备的泳池游泳，也有人只单纯地出入游泳训练班。在分论3处明确写出〃如果将其推荐给健身房，这个程度的单价和客流量是值得期待的〃、〃如果推荐给游泳训练班，这个程度的单价和客流量是值得期待的〃等计划。　　　　　　　　　

◇欢◇迎访◇问◇。◇　　

第35节：用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方法（4）　　　　　　　　　

　　然后，在结论处，明确表达出〃今后，中老年参与人数有进一步增加的趋势，所以我们应该讨论一下计划的可行性，并今早开始推进这个项目〃的想法，这样便能使提案书具备〃漂亮的起程转结〃。　　　

　　这样一来，提案书的流程……结构便堪称完美了。　　　

　　但是，现在高兴为时尚早。实际的提案书满是密密麻麻的排版字，无论其结构多么完美，读者都会生厌。　　　

　　因此，在必须说明或解释逻辑关系、数据的时候，不管是概论、分论，还是结论，都要以图解、图表、图片等为主，尽量少写文章。这与右脑的作用有关，因为与用文章形式冗长地进行说明相比，人类看生动的东西更容易了解其概要。　　　

　　从这个观点来说的话，如果你想告诉大家〃人们重新认识到了游泳对于预防、缓解代谢综合症有效〃，与其通过冗长的叙述进行解说，不如放一张〃大肚子老头的图片〃，这样会更有效。　　　

　　而且，如果是用PowerPoint等写提案的话，我们可以在各页上的排版字上也找找窍门，使用HGP创英角字体、或是MS字体，尽量少用明朝体。文章投影到幻灯上的时候，明朝体显得很细，难以辨认，放大的话，又会呈现斜着的锯齿状，这样便是为了防止这种现象出现，　　　

　　如能注意以上几点，你的提案书便堪称完美了。　　　

　　提案策划表　　　

　　题目　以中老年人为对象的游泳训练班项目　　　

　　以中老年人为对象的游泳训练班项目　　　

　　主题　　　　

　　我公司应推行面向中老年男性的游泳训练班项目。　　　

　　概论　　　

　　从年龄层角度分别观察，不仅是孩子或年轻人，中老年人参加游泳训练班的人数也正在增长。（柱状图）　从男性女性角度分别观察，男性参与者有明显的增加。　　　

　　（柱状图）　中老年男性的参与者正在增加。其原因是这一人群害怕换上代谢综合症。　　　

　　（老头的图片）　　　

　　分论1　　　

　　参加者分为出入健身房型和泳池型2种。　　　

　　（圆形图）　人们出入健身房的情况（调查结果表）　人们出入游泳训练班的情况（调查结果表）　　　

　　分论2　　　

　　面向健身房的单价与客流量的预测　　　　　　　　　

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第36节：用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方法（5）　　　　　　　　　

　　（柱状图）　面向游泳训练班的单价设定和客流量的预测（柱状图）　在健身房办游泳训练班在单价和客流量上都有利　　　

　　分论3　　　　

　　应该尽快开发面向中老年男性