电话处理
将手边各类电话号码簿合并。
常用电话号码放在手边或储存在电话索引内。
运用多功能的电话系统。
集中回复电话，并排出先后顺序。
电话机旁永远有纸笔及留言条。
在饭前或下班前复电，避免以题外话做开场白。
文书、信函、档案整理
运用一天中最清醒的时间撰稿，集中回复来函，一次完成。
运用特定、固定格式处理例行性文书函件，避免冗长不必要的客套话。
尽量用电话解决问题而不诉诸文字。
过期、不用的文件及时销毁，不重复处理同一文件。
档案处理重点在于标示清楚、分门别类、随时更正，加入最新资料。
使用适当的文具档案设备。
会议
尽量不开会，用电话解决问题。
减少参与会议的人数，缩短会议的时间。
会议应有清晰的目标。
◇欢◇迎◇访◇问◇虹◇桥◇书◇吧◇
第21节：引子二（8）
场地应方便，资料应完备。
会议室的桌椅避免太过舒适，会议中避免干扰（不设电话）。
约会处理
会客应规定访谈时限。
应选择合适会客地点及方式。
不采取门户开放政策，除非必要不予接见，改以其他方式解决问题。
秘书最常犯的错误：
第一，不好意思拒绝别人所交予的额外工作；
第二，喜欢拖延，特别是比较困难的工作；
第三，与主管默契不够；
第四，资料准备不完全；
第五，欠缺计划，方法不对；
第六，意外事件太多（如无法改变上司的工作习惯）。下列方法有助于秘书改正上述错误：
运用晨间处理困难工作。
为每项工作设定处理时限，切实遵守。
不追求完美。
改善设备与工作环境。
学习拒绝的艺术。职业妇女的时间管理
当问到许多现代女性为什么还不结婚时，她们总是摇摇头：“没时间嘛！忙都忙死了，哪有时间交男朋友呢？”如果真的那么忙，那干脆辞职算了。“乐在工作”的意义，并不在于沉溺工作；沉溺于工作，并不代表工作很努力，也不代表会有成就。
女性为了家庭，平均要花8年半的时间才能再度就业，这的确也是相当令人扼腕的事实；如果不结婚，不生孩子，就没有这8年半的牺牲。究竟妇女在家都做些什么事情，才耽搁这么久的时间呢？当然是做家务、照顾家人这两件大事。
一个职业妇女可能从早上7点到晚上7点都不在家里，如果偶尔再加班一两个小时，那么“家”就跟“旅馆”没有两样，回家只为了睡觉而已。如此专注于工作，长期下来可能会感觉生命毫无意义。因为，工作的成就体现在一个群体里面，个人的工作，只不过是在填满时间而已。
职业妇女往往要花较多的时间准备上下班，譬如穿衣打扮都比男性用的时间长，卸妆清洁也比男性略费周章，故而应较男性更加重视在家中的时间管理才对。
家务事
家务事的主要内容，是准备三餐及清洗工作，别看轻这些琐事，琐事花的时间最多。所以，职业妇女应当尽量学习做较为简便的食物，在市场采购已经处理好的半成品最为适合。周末在家时，再多烧几个好菜大快朵颐一番，给家人一份惊喜。
清洗工作的要求是：分段整理、点到为止。绝对不要有洁癖，不要要求家中一尘不染，否则会弄得自己腰酸背疼，第二天上班没精神。必要时，也可以请钟点工人及清洁公司来协助处理，他们有比较好的工具及专业经验，往往可以事半功倍。
照顾家人
照顾小孩与老人所投入的精力，因他们的年龄层及身体状况而有所不同。有的孩子及老人很顺从，也能照顾自己，当然就放心多了。可是多半家庭都有本难念的经，所以也要依赖职业妇女的智慧来解决。
对于小孩，要从小培养他独立思考的能力，并且大人要以身作则。许多职业妇女都有错误的观念，认为与孩子相处的时间太少，所以才管不好；因为与孩子相处时间太少，感到愧疚，于是在与孩子相处的过程中，尽量满足他的要求。这个观念，往往使得以后管教小孩时要更伤脑筋、花更多的时间。
孩子读书成绩的好坏，不如他的品行好坏重要。现在是终生学习的时代，一个人在校成绩只是一个阶段的参考数据，在学校所学的知识并不能满足一生的需要，每个人都必须时刻充实自己。所以，为人父母的职责，是发现孩子的才能与兴趣，矫正偏差的观念，设立规范，使其成为一个懂规矩、能自己找答案的人。
职业妇女应当理解，与子女相处时的关注与爱护才是最重要的。许多父母经常不在家的孩子依然能有效管理自己，不像许多父母天天花时间谆谆教导，得来的却是反效果。
子女教育问题往往是夫妻争执的焦点，一方主张严格管教，另一方则主张松绑。其实大家都忘了孔子所说的“因材施教”，有的人就是数学不行，但绘画能力很强；有的人口才很好、相貌堂堂，但读书就有待加强。所以，教育子女一定要适当引导与提醒才行。
家中如果有病人或老人，就真的很花时间了。这两类人需要时刻陪伴，所以，家中若真有生病的老人，你最好找个轻松自由一点的工作，才不会在时间和意外中打转。
与家人相处
职业妇女的另一个问题常是：无暇与家人相处，特别是夫妻之间相处较少。这当然是事实，不过，夫妻感情的培养不在于相处时间的长短，而是相处的感觉。要去培养并建立共同的爱好，而不是整天要求对方陪在身边。
夫妻之间的沟通，不在于有没有时间沟通，而在于想不想沟通；正如许多问题一样，不是可不可能，只是愿不愿意而已。许多职业妇女下了班，往往精疲力竭，情绪不佳，又要料理家务事、照顾老人与小孩，所以往往将身旁的另一半放在最后。这时连话都懒得多说，即使回答问题也心浮气躁，又何谈恩爱、甜蜜呢？能不吵架就不错了。如此乱哄哄地过日子，使职业妇女更缺乏学习的意愿与学习的时机。不学习就容易感到生活单调无趣；不学习会容易自满或自负。学习之后才会觉得自己更有伸展的空间。
时间是自己的，认识到这一点，才能充分运用时间管理技巧。每天做一点点也可以，每周学一次也可以，每个月进行一次也无妨，不管学什么，重要的是持之以恒，在学习中找寻生活的另一番乐趣。
虹桥书吧BOOK。
第22节：引子三（1）
引子
老爷车又送修车厂了，这次毛病不大，立等可取，所以我站在修车厂门口等着，顺便和老板聊聊天。远远看见老板的妈妈与一位更老的阿妈在说什么，也上去凑个热闹。
老板的妈妈说，隔壁这位阿妈很可怜，七十多岁了还要以拾荒为生，照顾一个半身瘫痪的儿子。她自己虽然已经失去老伴，但身体好，又有四个儿子养着，感觉很满足了。说完就收拾一些旧纸箱，帮那位瘦弱的阿妈运回家，还回头对我说了一句：要是这位阿妈走了，她的儿子不知道要怎么活下去。
在我们四周，这样的事经常发生，不过很容易就会被人遗忘。可是，若有一天，你就是故事的主人翁，那又当如何？
没有疾病的人，不知道生病的痛苦；没有衰老的人，就体会不到健康的重要。人，就和车子一样，会变旧变老。可是，和车子不一样的是，人换零件却没有那么简单。车子到了年限，需要大修；人到了年限，也只有向医生报到，小毛病吃药，大毛病就只有动手术或进行其他治疗了。
时间让每个人从新生走向濒临死亡，时间管理就是生命管理。人类不知道生命从何时而起，到何时而终，所以常常无视生命与时间的联系，浑浑噩噩过了一天又一天。直到有一天生了病，失去了健康或濒临死亡，才惊觉时光的飞逝。
要使生命延长，我们没有办法，但是要使自己过得健康愉快，却很容易。首先，当然是保持身心的平衡。仔细计算一下，你用于工作的8小时、睡觉的8小时及生活的8小时有没有平衡？现代人往往工作超过8小时，睡眠少于8小时，其他8小时的生活却不知道是怎么过的。
在每天睡觉前认真想一想，你有没有很平衡地对待过这三个时间段？你今天做了什么有意思的事？你今天特别感谢哪一个人？若是心情不好，为了什么事，还是什么人？你应该怎么解决？然后写下来，放在床头。到了第二天，就按照这个想法去办。而今晚，就安心地睡觉。
渐渐地，你就学会了反省与面对，想开了，烦心的事儿就逐渐变少了。
其次要制订健身计划。你很羡慕别人能够经常运动，可是自己却做不到，永远的借口就是没有时间。
现在就是时间。想想你除了工作及睡觉那16小时之外，都做了些什么？洗脸、刷牙、穿衣都花不了多少时间；吃饭、交通、看电视及聊天可能花的时间较多。那么，在这些周而复始的琐事里，可不可以找到每天15到20分钟来运动？
一般人并不是真正没时间，而是没有意识到健康的重要性。没时间只是“懒”的代名词，只是不愿“浪费”时间在“运动”上而已。然而，真正意识到健康的重要性时，恐怕有些迟了。
→虹→桥→书→吧→。
第23节�