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该怎么做呢？信件的文字必须限制在3×5英的空间范围内，大约是一张照片的大小。为什么是这样的数字？因为对于接收讯息的人来说，这样的空间可以让他们在2～3秒钟的时间迅速浏览全部的内容，不需要卷动画面。
缩短演示文稿与报告的时间
PowerPoint的发明，让我们有了更方便的沟通工具，但事实上也占据了不少的工作时间。每一年每一个人制作的演示文稿数目不断地在增加，制作演示文稿所要花费的时间也是有增无减。在詹森的研究调查中，最高的纪录是，25分钟的议程总共有108页的PowerPoint。有多少人能记得108页的内容？
一份好的演示文稿，必须能产生影响力，改变对方的决定。在制作演示文稿时，我们时常忘了听众的存在。真正成功的演示文稿在于清楚而正确地传达讯息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的演示文稿内容而改变思维、决策、或是行动。因此，重点不在于演示文稿，而是沟通的品质。你不只是“报告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。
在做任何的演示文稿之前，你必须思考以下三点原则：
——你希望听众听完演示文稿之后记得哪些重点？
——听众会有什么样的感受？
——你希望他们听完演示文稿之后有什么样的决定？
接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅减轻你的工作负担。演示文稿的过程不应只有你一个人在说话，提出问题可以让你和观众有互动的机会。这样一来，50分钟的议程你只需要准备30分钟的演示文稿内容，其余的时间应该是与听众互动的时间。
举例来说，在解释产品策略时，不要滔滔不绝的解释策略的第一点、第二点、第三点……，而是提出问题：我们的产品对你们有什么好处？可以为你的部门带来哪些改变？
每一次的演示文稿都必须有一页的内容摘要，不是要列出报告的重点，而是简要叙述这份报告所要传达的最重要信息。此外，一页一个重点，这样才能让他们印象深刻，而且真正地去思考你所说的内容。过多的信息，只会让听众感觉无聊，甚至记不得你说了些什么，等于是一次失败的演示。 电子书 分享网站
第5章 制作简单的报告（9）
不要小题大做
为什么你的上司会反感你事无巨细的汇报呢？其实很简单，首先还是要从计算机说起，虽然现在电脑是广泛用于办公，但是它毕竟是一台机器，没有什么人愿意一天到晚或者是一连好几个小时对着电脑看一些枯燥的文字，更何况是一个高高在上的领导。
其次，在现在这种信息高速发展的情况下，时间实在是太宝贵了，你花几十元钱完成的一封邮件，你的上司要认真地读完它恐怕要浪费好几万元钱，这笔账相信任何人都是算得来的，所以，从你上司的角度出发，你就很容易理解为什么要将电子邮件尽量地写短、写得重点突出，让你的上司几秒钟就能理解你的意图，明白你的工作情况了。如果你不能做到简短，而是小题大做，那么就会产生不好的后果。
有一次德国诗人海涅收到一位友人的来信，拆开信封，里面是厚厚的一捆白纸，一张一张紧紧包着，他拆开一张又一张，总算看到最里面的一张很小的信纸，上面郑重其事地写着一句话：“亲爱的海涅，最近我身体很好，胃口大开，请君勿念。你的朋友露易。”
过了几个月，这个叫露易的朋友收到了海涅寄来的一个很大很沉的包裹。他不得不请人把它抬进屋里，打开一看，竟是一块大石头，上附着一张卡片，写着：“亲爱的露易：得知你身体很好，我心上的石头终于掉了下来。今天特地寄上，望留作纪念。”
这肯定会成为露易一生中最难忘的一封信。他给海涅的信，有些“小题大做”，而海涅的回信却也生动形象，他以大石头比喻对朋友的担忧，以“石头落地”表示收信后的放心和轻松。
海涅利用“大石头”巧妙地提醒了露易，朋友之间的交往应该是简单的。是啊，连朋友之间都要做到简单明了，更何况你与上司的通信呢？如果你不能体会上司的难处，一封又一封的给你的上司寄发邮件，让他常常坐在电脑旁看一些摸不清头脑的文字，那么他肯定也会让你在“板凳”上坐一辈子的。
有效过滤你的邮件
电子邮件以及实时通讯技术是一种幸福，同样也是一种诅咒。因为它，你可以看到全世界；也因为它，你被杂乱、没有焦点、不必要的讯息给淹没了。你应该做的是知道何时关闭你的虚拟沟通之门。有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上。
贾德纳市场研究公司（Gartner Research）认为，现代人无可避免的陷入了所谓的“无所不在的连结”（pervasive connectivity）的迷思，你让所有人在任何时间都可以接触到你。不仅是电子邮件，包括手机、实时简讯等等。
这些科技让我们可以实时地沟通，我们也自然而然的觉得必须随时让人找得到、必须响应每一件事情、必须立即完成每一件事情。所有人都因为这种不切实际的期待而工作过量、过度消耗自己。
垃圾邮件的泛滥或许是原因之一，但更重要的是，我们不知道如何利用客观的标准快速有效地过滤以及编辑大量的信息，花费太多时间在不重要的信件上，真正需要你注意的却被遗漏了。
正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50％的邮件。
第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容，除非信件内容是有关近期内（例如两星期内）你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25％的信件。
前两个步骤所花费的时间不应超过10分钟。现在你的信箱应该只剩下25％的信件，但是并不表示你必须全部保留剩下来25％的信件。你必须判断这封信件：
——是否与你现在的工作内容有关
——是否有提到你必须完成哪些事
——是否有说明应达成什么样的目标
——是否有列出可使用的资源
如果不符合以上的条件，就直接删除或是回复给寄件人，请求对方尽快回复以上的问题。经过以上三个阶段的步骤，你应该可以成功地删除90％的无用信件。
采用简单报告的技巧
1．把几张纸的事情变成一张纸来说，把一张纸的事情变成几行字来说。
2．报告的内容切忌繁杂冗长，没有重点地乱说一气。
3．先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。
4．开始迅速浏览其余的每一封信件的内容，除非信件内容是有关近期内你必须完成的工作，否则就可以直接删除。
5．一页一个重点，这样才能让他们印象深刻，而且真正地去思考你所说的内容。
6．邮件内容尽量精简，能节省写信的时间并增加对方响应的机会。
7．内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助上司快速地做决策。
8．简报时增加互动的机会，可缩短简报的内容与报告的时间。
9．把上司想知道的重点转换为问题。
10．在每个问题说完后都要注意适当的停顿，并且抬头看看你的上司，做出期待他给与评论的表情。
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