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第5章 制作简单的报告（3）
精简的内容可以让你的上司很快了解你的工作情况，对你一段时间以来的工作表现有一个大概的了解，而且精简的报告也会给你的上司一个干练、利索的好印象，从而使他从心里接受你，听完或者看完你的工作报告。
同时，报告的内容还要做到重点突出，详略得当。你的上司并不是你的管家婆，他没有必要知道你一天到晚都在干什么，你的报告应该能够将你的主要成绩、主要计划清晰地告诉你的上司，只有这样，你的工作才能得到正确的考核，你的计划和主张才能得到上司及时地考虑，及时地反馈。
可见，要让“伯乐”发现你是一匹真正的“千里马”，光有真本事，只会埋头做事是远远不够的，你还要会表现自己，而阶段性的报告就是你表现自己的一个最直接的方式。当然，如果你有机会天天和你的上司呆在一起，最直接的方式就是你的平常表现了，但这是很少人才有的殊荣，所以，你应该重视你往上司那儿递的每一个报告，让他们成为你与上司交流的媒介，成为上司了解你的最好的方式。
言简意赅的工作报告对于每一个员工都是非常重要的，那么怎样才能写出言简意赅的报告来呢？对于习惯了写长篇大论的人确实很难，但是，“世上无难事，只怕有心人”，当你看完了下面的故事，你就会恍然大悟，并且，你很快就可以从中总结出重要的经验来。
有个主编对年轻的新闻记者说：“我们的报纸不刊登冗长的文章，您送来的稿件必须是情节紧张、体裁短小、重点突出，使文章因短小而见长。”
这位记者不用费劲寻找新闻，因为城里刚发生了一起事故。他去了警察局，见到了遇难者家属，调查了遇难者生前的习惯并探究了这件事故的深刻意义，然后较为仔细的写起报道来，并试图写得言简意赅。当主编读完这篇文章后，记者得到的却是一顿训斥：“什么？这难道是一篇报道吗？简直是一部小说！三十行，这太长了！”
记者忧愁地开始改写，从三十行缩为十五行，在为自己的文采陶醉了一番后，它又去了主编那儿，可是主编根本没有读完就说：“还是太长了！”记者发火了，他再次坐到打字机旁，猛击按键，然后他从打字机上用力扯下稿纸并冲向主编，把它用力摔在主编的桌子上。
这次确实相当短，仅仅用三句话构成：“弗里茨－莫斯巴黑尔拿了一根划亮的火柴，在看他汽车的油箱内是否还有汽油。事故就这样发生了。火葬仪式在星期四11点举行。”
记者在经过几次删减后终于写出了主编满意的稿子，文章除了短小，还包括了所有的内容，真可谓言简意赅。记者是如何做到的呢？看似迫于无奈不得不作的删减，实际上只是将一些用来修饰、润饰文章的华丽词汇删除，保留重点。所以，要写出言简意赅的工作报告，你的文章就不能像读书时参加作文竞赛那样，用大量无用的累赘的词藻，而只能用简单的、恰当的词语表达出准确的意思。
最重要的是突出重点
任何事物必须简单，排斥繁复的泛论。人们在生活和实践中，常常陷入陷阱，妨碍了自由的思考，就是因为欠缺简单。
在经营活动中，“奥卡姆剃刀”揭示的简单原则已经成为持续成长的企业成功的秘诀，在企业界中广为流行。
多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，“万一老板问起来，答不出来，该怎么办？”根据美国商业心理顾问公司的心理学家约翰？维佛（John We*er）所进行的研究显示，有10％～15％的人在面对老板时会有恐惧的心理，而且如果向老板报告时手中的资料不够多，感到恐惧的人数比例又会更多。
第5章 制作简单的报告（4）
其实，这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有。“内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助我快速的做决策”这是詹森访问多位资深主管对于演示文稿内容的要求时，所得到的一致结论。
你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。如果你是老板的话，你会做出什么样的决定：新产品上市的最佳时机是什么时候？该不该跟随竞争对手降价，还是要逆势操作？
此外，向老板报告时，要能精确的掌控时间，你要有心理准备，在报告的过程中必定会被打断，老板可能得先接个电话，或是提出一些问题，必须花时间说明与讨论。所以，如果你有30分钟的时间，只要准备10分钟的报告内容，不仅可以避免超出时间，而且可以替老板省下更多的时间，更能显现出你的工作效率。
如果报告的主题是关于长期的规划，要记住：过去以及未来的90天是最重要的。如果你要制作10页的演示文稿，报告未来一年的年度规划，未来90天的计划应该占9页的内容，需要详细的说明，至于其余的部分只要1页就可以。
此外，如果你希望得到老板的支持，必须清楚、直接、而且是简明扼要。不要让老板觉得你只是想偷懒，把责任推给老板。举例来说，如果你希望老板支持你的提案，你应该列出已经完成的工作项目，而后提出未来30到60天之内需要老板协助的事项：例如，他可能要参加哪些会议、参加会议的人员有哪些、他需要公开向所有员工宣布哪些事项等等。
言简意赅固然重要，但是重点突出却是更应该被看重的。有个科学家曾做了这样一个试验，他让一群人观察一头瞎了一只眼睛的大象。他先把这群人分成两组，每组10人，在第一组观察前，他先将大象的眼睛用红布蒙住，然后当着第一组人的面将红布解开，5分钟后让他们分别写出他们所看见的大象的特征。结果所有的人都发现了这头大象是一只独眼象。
轮到第二组了，这回，科学家并不给大象系任何红布，而是让这组人直接观察，同样是5分钟后，当教授看他们写出的大象的特征时发现只有两人发现大象有一只眼睛是瞎的。
难道是第一组人比第二组人聪明，善于观察一些吗？不是，只是他们间接地得到了科学家的提醒，科学家用红布蒙住大象的眼睛，首先是将所有人的目光引向了大象的眼睛，这就是第一组人比第二组人有更多的时间观察大象的眼睛；接着，是人们的好奇心的引导，究竟是什么原因要蒙住呢？这就是第一组人产生了看个究竟的想法，故而又比第二组人观察得仔细了些。
所以，归根结底起作用的是那块红布，而不是第一组的人比第二组的人善于观察。这块红布在这里的作用就是一个突出重点的作用。正是有了这块红布，人们的眼光才集中到了大象的眼睛处，如果你的工作报告能够重点突出，那么你的上司会很容易发现你想要传达给他的信息。
如果你的重点是工作计划，那么他看后就应该能够很快做出反应，使你们之间得到沟通，促进工作的良性快速发展；如果你的重点是工作总结，那么他看后就能够很快明白你的工作成绩，了解你都有些什么本事，使你的工作成果得到肯定，也是你的上司能够很好地认识你，对于你将来的工作、升迁都大有好处。
第5章 制作简单的报告（5）
可口可乐公司是一家全球性的公司，它的分部开遍了几乎所有的国家。起初，可口可乐公司的销售计划都是由最高董事会统一制定的，没有国家和地区的区别。后来，公司最高层实行了放权，将一部分权力下放，由各国分公司根据各国不同的情况制定销售计划。
一段时间后，由于各国参差不齐，有的销售额有所上升，而有的连连亏损，公司董事不得不考虑重新收回销售计划制定权。但是，光是坐在总部看看一些数据还不能说明问题，还必须到各国进行实地考察，权力下放有无裨益。
公司董事考察的第一站就是中国，在他们来公司之前，中国分公司的经理们就开始准备报告了，该怎么写这个报告呢？有一个人建议说：“公司销售额明显上升，我们应该说服总公司继续实行权力下放，要说服他们就应该汇报与此相关的事，突出重点，言简意赅。”
公司经理采纳了他的建议，汇报完后，总公司的代表非常满意，当场决定权利继续下放，后来，那个提建议的人被提升为了中国公司的副经理。可见，言简意赅、重点鲜明的工作报告的重要性。
科技的进步，信息业的快速发展使我们越来越感受到时间的宝贵，言简意赅、重点突出的工作报告除了可以节省上司的时间，还可以节省你自己的时间，使你有更多的时间投入到你的本职工作中去，而不是将大量的时间花在如何写工作报告上。所以，要想工作轻松，付出与得到相平衡，你还应该学会做工作报告，并且要做到重点突出。
注重与上司互动
众所周知，良性互动是相互理解与相互沟通的最好方式，你来我往的信息中相互间可以很快摸清对方的意图，了解对方的关切，从而将报告引向正确的方向。简报时增加互动的机会，可缩短简报的内容与报告的时间。
真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此，重点不在于简报，而是沟通的质量。你不只是“报告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。
如果你在作报告时，不能得到上司的互动，那么你心里就难免会产生焦躁的情绪，进而没有了热情，这使你作报告就如同读布告一样，你的上司也会没兴趣听下去，你的情绪影响他的情绪，他的情绪反过来又影响你的情绪，最终你的工作成绩得不到肯定和认可，你的计划得不到通过，受委�